一、国际学生居留许可和签证的办理事项由国际学院主管领导负责审核，国际学生工作室负责具体手续。
二、来南华大学学习的国际学生应持普通护照及学习（X1）签证或（X2）签证入境。X1签证有效期为入境后30日；X2签证有效期以签证注明为准。若学生持其它类型签证入境，无法正常在校学习，学生本人承担因此而导致的全部后果。
三、持有X1签证的学生需在入境后30日内申请学习类居留许可，逾期未办理则构成非法居留。持有X2签证的学生无需申请居留许可。
四、国际学生到校报到之后，应在国际学生工作室老师要求的时间内到衡阳市三甲以上医院进行外国人体检，取得健康检查合格证明书，由国际学生工作室老师带领于30天内持有关材料去衡阳市公安局出入境管理处办理居留许可等手续。
五、国际学生办理居留许可或延期前，须缴纳学费、住宿费、保险费等费用，并完成所有新学年注册手续。
六、国际学生自入境24小时内必须到学校国际学院国际学生工作室报告并提交护照，国际学生工作室老师按规定向境外人员临时住宿登记系统上报，办理临时住宿登记手续，取得《临时住宿登记表》。国际学生姓名、性别、出生日期、居留事由、居留期限、签发日期、居住地址、护照号码等信息发生变更的，应当自变更之日起十日内向衡阳市公安局出入境接待中心办理变更。
七、持X1签证入境者申请居留许可必须提供以下材料：① 本人有效普通护照，签证，及最近入境复印件； ② 填写《外国人签证、居留许可申请表》；③ 学校所发《入学通知书》原件或复印件；④ JW202或JW201《外国留学人员来华签证申请表》第一联（白表）或第三联（黄表）原件或复印件；⑤ 三甲以上医院出具的健康合格证明；⑥ 由居住地派出所出具的《临时住宿登记表》原件（所有学生如出境，再一次进入中国必须在当地公安机关办理临时住宿登记）；⑦ 所在学院出具的《外国籍学生办证申请函》并加盖学院公章。
八、因特殊原因需延长学习期限的国际学生，须报请学院批准。批准后须申请居留许可延长，护照上必须已具有有效的居留许可并出示缴纳学费证明。
九、未按时缴清费用（含学费、住宿费、保险等）的留学生，国际学院根据《中华人民共和国出境入境管理法》的有关规定有权拒绝为其办理任何居留许可及其延期或签证改签。
十、国际学生应当密切注意护照、签证、居留许可的有效期，及时办理延期手续。国际学生的签证和居留许可不及时延期，将会被公安部门罚款，所受到的处罚由国际学生本人承担。超出居留许可有效期、仍在中国居住的，则构成非法居留，根据《中华人民共和国入境出境管理法》第七十八条，给予警告；情节严重的，处每非法居留一日500元，总金额不超过一万元，或处五日以上十五日以下拘留，并被遣送出境。
十一、居留许可延期或变更，国际学生需至少提前30日向国际学院学生工作室提出申请材料，否则后果自负。办证材料由国际学生自行准备，办证所产生的一切费用均需自理。
十二、护照、签证、居留许可应妥善保管，不得涂改、损坏，违者将受到处罚。护照如有遗失，应及时向公安局报失，由衡阳市公安局出入境管理中心出具证明，再向本国驻华使馆申请补发。补发新护照后，要及时到衡阳市公安局出入境管理中心申请新的居留许可。请自行保存护照、签证和居留许可的复印件，以备证件丢失时补办之需。
十三、根据我国公安部门规定，禁止去中国非开放地区旅行，擅自到非开放地区属于非法行为。利用节假日，国际学生应先向国际学院留学生工作室报告后可以到中国境内开放地区旅行；除学校统一组织旅行参观外，凡个人前往不对外开放的地区旅行，须向国际学院国际学生工作室说明去向，经主管领导同意后，由国际学生本人直接去衡阳市公安局出入境管理处办理旅行手续。旅行时应遵守我国有关规定，一切旅行手续和费用均须自理。
十四、如遇学期结束，签证、居留许可延期手续的办理，须在学校放假前两周内办理，假期一般不予办理。恶意欠费、中途退学、休学或被学校开除学籍的国际学生，国际学院将有权申请注销其居留许可，将其签证换发停留证件，令其限期离境。国际学生学习结束离开中国大陆，一定要在签证或居留许可的有效期内出境。因非法居留所受的处罚由本人承担。
十四、国际学生的直系亲属或朋友来华探亲访友，应向与中国国际旅行社有业务关系的本国旅游部门办理申请来华手续。学校不办理此类业务，不提供住房。
十六、凡涉及到国际学生签证和居留管理的具体事宜，按照《外国人签证证件签发工作规范》中的具体条款执行。
